En mi juventud aprendí la importancia de los objetivos que tenías que conseguir en una conversación, muchas veces provocados por tristes experiencias, en aquella época el teléfono era un elemento público, donde se tenía que coordinar su uso con los demás miembros de la familia, por eso las llamadas , si querían ser discretas debían de tener una buena organización. Es por eso que fui elaborando los requisitos para reuniones, llamadas…
Aprendí que de nada servía ser cortés, amable…. y todos los adjetivos que se os ocurran , si no conseguía una cita concreta en un sitio concreto, pues si esto no sucedía habrías perdido posiblemente todo el fin de semana…
Lo cierto es que, muchas veces, del análisis de ese nerviosismo pueril que me llevó a cometer errores me ha sido útil para valorarlos y analizar si los sigo cometiendo en la actualidad.
A lo largo de la vida asistes a miles de reuniones, muchas de ellas totalmente absurdas pues carecen de objetivo claro cuando se convocan… lo que provoca en su mayoría una pérdida de tiempo.
CINCO REQUISITOS
1- REUNIR INFORMACIÓN. Antes de la reunión debemos de conseguir tener la mayor información sobre el asunto que vamos a tratar.
a.-Saber qué tipo de asunto, para poder preparar mejor las posibles preguntas, la documentación a solicitar, e incluso el posible presupuesto a presentar. Es más si se realiza esta pregunta podremos renunciar a la cita si es que no trabajamos esa materia y evitar pérdidas de tiempo.
b.- Solicitar que se nos adelante la documentación para poder examinarla con tranquilidad y estudio antes de que llegue el cliente.
c.- Conocer los datos del cliente antes de la cita, pues se puede dar el caso de incompatibilidad o incluso el cambio o modificación de la reunión. Se suele cometer el error de conceder citas sin recoger teléfonos de contacto, lo cual provoca muchos problemas.
2.- HECHOS Y VALORACIÓN durante la reunión tendremos que evaluar los hechos, seleccionar y organizar la relevancia de los mismos, concretando en cuales nos tendremos que centrar.
3.- OBJETIVOS Y DECISIONES , una vez tenemos la información conocemos los hechos y los hemos valorado, tenemos que decidir que se tiene que hacer, que es lo que busca el cliente, tener claro el objetivo y que el cliente lo tenga claro, esto a veces no es una misión fácil.
4.-EL PLAN. Esto me recuerda a la película de » el golpe», pero es verdad que una vez que tenemos el objetivo, nos queda desarrollar la forma de lograrlo , y explicárselo al cliente. el plan debe definir bien:
a.- La vía amistosa y judicial,
b.- Las Personas que se van a tener que implicar en el mismo , abogados , peritos, procuradores.
c.- Tiempos, aproximados, desde la gestión amistosa a la vía judicial.
d.- documentación necesaria, manera de conseguirla, encargados de buscarla y tiempos.
*Todo ello se debería quedar reflejado en la Hoja de encargo.
5.- LA EJECUCIÓN . Solo queda lo más importante la ejecución del plan, para ello no solo es necesaria aprobación del cliente, sino su puesta en marcha, que deberá de estar definida en el mismo plan.
En muchos procedimientos, si los tenemos bien sistematizados, podemos conseguir la mayoría de estos elementos en una reunión, siempre si está bien organizada.
Por ejemplo si tenemos una reunión por un procedimiento de divorcio, podremos solicitar ya en la reunión todos los documentos de registro, las facturas, nóminas…. pudiendo dejar reflejado ya los sistemas de trabajo del despacho desde un principio.
No es complicado, es sólo organización.
Si quieres poner este sistema en marcha necesitarás:
a.- Protocolo de entrada de clientes (que preguntas hacerles y que solicitarles)
b.- Organización de la reunión con documentos necesarios para la misma (hoja de solicitud de documentación, hoja de encargo modelo…)
c.- Conocer bien tu situación de carga de trabajo para poder ejecutar ordenadamente el trabajo que vas recibiendo.)
Espero que sea de utilidad y cualquier cuestión no dudes en consultarla!
Agradecemos mucho vuestros comentarios y aportaciones y si deseas que te hablemos o pongamos algún tema en común no dudes en comunicárnoslo a través de nuestras redes sociales.
Un comentario en “5 requisitos para reuniones Abogado & Cliente”