¿Participas en una Asociación y tienes que redactar el Acta de junta?¿O quizás en una empresa o simple grupo de trabajo? ¿Te has preguntado alguna vez cuales son los requisitos esenciales que debe cumplir todo buen acta?
Queremos detallaros el contenido que un acta de junta debe tener ya que suele ser un aspecto esencial pero poco implementado en las distintas reuniones de todo tipo de entidades o grupos organizados que requieren dejar constancia de lo establecido en sus diversos encuentros oficiales.
¿Por qué una correcta acta de junta es esencial? Estas son fundamentales para la buena llevanza de cualquier organización, en el sentido de que permiten conocer con exactitud el punto en el cual se encuentran sus quehaceres, objetivos y proyectos y recordar de una manera fehaciente los acuerdos a los que se ha llegado, pues con el paso del tiempo se puede distorsionar entre lo que pensamos que acordamos y lo acordado realmente.
En concreto;
- Que los no asistentes puedan informarse sobre lo acontecido y lo que les incumba.
- Recordar las preferencias y objetivos de la entidad, sus miembros y terceros.
- Actuar en consecuencia a los objetivos, acuerdos y metas propuestos, teniendo en cuenta de forma precisa los detalles sobre los mismos.
- Probar fehacientemente ante terceros lo acontecido en la reunión.
- Probar la legitimidad de los acuerdos adoptados, recogiendo los resultados de las votaciones y el quórum.
- Otras muchas ventajas derivadas de su imagen fiel de la reunión.
Así, recomendamos algunas partes esenciales de su composición:
- En primer lugar, un encabezado, en el que figure, como mínimo, el Nombre de la entidad y la reunión, lugar, la fecha y los nombres de las partes que asisten y los que disculpan la asistencia, incluso referir a quien delegan su voto.
En este sentido, un buen método puede ser el de hacer constar los miembros convocados a la reunión frente a los que han asistido que deberán plasmar su firma, así como señalar aquellas incidencias que supongan que algún miembro ha llegado tarde o se ausenta una vez empezada la reunión especificando el momento con el fin de que si existen acuerdos posteriores quede reflejado que no estaba.
- En segundo lugar, los puntos del orden del día a tratar que deberán ser enviados con anterioridad (conforme con los estatutos y reglamentos de cada sociedad) y siempre conforme a lo estipulado en la ley.
El primer punto debiera ser, en caso de haber, aprobar el acta de junta de la anterior reunión, dado que lo usual es que las actas, una vez redactadas, se publiquen a los miembros por ver si quieren hacer impugnaciones o modificaciones a su redacción.
- En tercer lugar, el cuerpo principal, que bien puede consistir en exponer el devenir del debate y votación en que consistan los puntos del orden del día, así como los acuerdos alcanzados por su virtud ( estos acuerdos en algunas actas se resumen) . Igualmente, se puede hacer constar un registro de los acuerdos de los que se esté realizando un seguimiento por cuanto queden por cumplir de reuniones anteriores. Los argumentos en contra de ciertas declaraciones también deben incluirse en el cuerpo principal (siempre que no este recogido el secreto de las deliberaciones), especialmente si plantean preguntas que podrían ser importantes para las sesiones de seguimiento.
- En cuarto lugar, se podrán establecer unos ruegos y preguntas que se salgan del orden del día, ya sea por consideraciones importantes a tener en cuenta.
- Por último, se recomienda realizar una previsión de la próxima reunión, sin perjuicio de un matiz posterior. Se puede especificar cuál será el programa de la siguiente reunión y registrar los planes de entrega si estos se han realizado
Presentados estos elementos esenciales, procede señalar el levantamiento de la sesión, es aconsejable poner la hora de cierre de la misma.
En este momento en función de la junta, asamblea, reunión nos encontraremos con un acta de junta que podrá ser leída en ese acto y firmada por los asistentes mostrando su conformidad o disconformidad o tendremos que esperar a la celebración de la siguiente junta …. Donde se aprueba el acta anterior con las oportunas disconformidades, votos particulares….
La firma del Presidente o Representante principal de la entidad junto al Secretario encargado de la elaboración del acta, si lo hubiera y s documentos que hayan sido objeto de discusión en la reunión en forma deAnexos formarán el acta.
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Dada que es una tarea metódica y concisa, se recomienda tener una persona expresa y únicamente encargada de esta labor, bajo la figura de un Secretario, al objeto de que sea lo más fiel posible a lo acontecido en la reunión.
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3 comentarios sobre “1. ACTA DE JUNTA (como elaborarla)”