12. CUENTAS ANUALES EN LAS SOCIEDADES DE CAPITAL

1.LAS CUENTAS ANUALES	
2.VERIFICACIÓN DE LAS CUENTAS	
3.APROBACIÓN DE CUENTAS	
4.APLICACIÓN RESULTADOS DEL EJERCICIO	
    a)Reserva legal	
    b)Distribución de dividendos	
5.DEPÓSITO Y PUBLICIDAD DE LAS CUENTAS ANUALES	
PLAZOS.
	

1. LAS CUENTAS ANUALES

Las cuentas anuales son aquellos documentos que las empresas deben depositar, anualmente, en la Registro Mercantil con objeto de poder demostrar su situación financiera y el estado de su patrimonio.

Estos documentos son públicos para todos los interesados lo cual favorece que tantos clientes como acreedores tengan constancia fehaciente de la situación financiera de la empresa.

El art. 253 LSC dispone que los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.

Las cuentas anuales y el informe de gestión, incluido cuando proceda, el estado de información no financiera, deberán ser firmados por todos los administradores. Si faltare la firma de alguno de ellos se señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa.

En caso de varios administradores mancomunados todos tienen el deber legal de firmar. La Dirección General de los Registros y del Notariado, en resolución de 17 de diciembre de 2012 (publicada en el BOE de 6 de febrero de 2013) dispone que solo puede faltar la firma de los administradores por alguna causa legal que justifique la ausencia como puede ser la disconformidad.

Si son varios administradores solidarios basta la firma de uno solo de ellos, y si es un único administrador únicamente será necesaria su firma.

¿Quién debe presentar las Cuentas Anuales?

Todas las empresas están obligadas a presentar anualmente sus cuentas, con la sola excepción de los autónomos y las sociedades no mercantiles.

¿Qué ocurre si no se presentan?

Conforme el art.283 LSC, si dentro del plazo legalmente dispuesto no se depositan los documentos, esto dará lugar a la imposición de una sanción por un importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, además posibles derivaciones de responsabilidad.

Está compuesta por:

• Balance: revela la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Está formado por la masa patrimonial: activo, pasivo, patrimonio neto. Art. 257 LSC y art. 35.1 C.comercio. Ejemplo:

Cuenta de pérdidas y ganancias: elemento contable que evidencia las ganancias de la empresa y los gastos y costes derivados de su actividad durante un determinado periodo de tiempo. La diferencia entre ambos demuestra el resultado del periodo. Art. 258 LSC y art. 35.2 C. Comercio. 

Estado de cambios en el patrimonio neto: El estado que muestre los cambios en el patrimonio neto tendrá dos partes.

La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio.

La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. Art. 35.3 C.comercio. Esto quiere decir que son el resultado de las pérdidas y ganancias más las variaciones por errores, valores…

• Estado de flujos de efectivo: El estado de flujos de efectivo pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. Art. 35.4 C. Comercio.
• Memoria: completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales. Art. 35.5 C. Comercio. Art. 259-261 LSC.

2.- VERIFICACION DE CUENTAS

El art. 263 LSC dispone que las Cuentas Anuales deberán ser revisadas por un auditor y sus excepciones 263.2, cuya misión es comprobar o verificar que la empresa lleva la contabilidad de forma regular y ajustada a la ley.

Dicho artículo en su apartado segundo contempla excepciones a la obligación de disponer de esta figura, como es el hecho de que se trate de empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan unas condiciones, como que cuenten con menos de 50 trabajadores, que el total de las partidas del activo no supere los 2.850.000€ o que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000€. Si durante dichos dos ejercicios consecutivos dejan de reunir dos de las facultades, pierden la posibilidad de abstenerse de verificar sus cuentas.

El auditor de cuentas comprobará si las cuentas anuales ofrecen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, así como, en su caso, la concordancia del informe de gestión con las cuentas anuales del ejercicio. Art. 268 LSC.

El auditor de cuentas deberá actuar con escepticismo, que es la actitud que implica mantener siempre una mente inquisitiva y especial alerta ante cualquier circunstancia que pueda indicar una posible incorrección en las cuentas anuales auditadas, debida a error o fraude, y examinar de forma crítica las conclusiones de auditoría. Art. 13 Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas.

El informe de los auditores puede ser favorable o disconforme. Ante ello, debemos tener en cuenta que su informe es una opinión sobre el grado de fiabilidad de las cuentas de una empresa, por tanto, toda opinión puede ser rebatida por el juicio o parecer contrario de la de los socios, tribunales e incluso otro auditor. No todo informe desfavorable supone impedir el depósito de las Cuentas Anuales.

El auditor cuenta con un plazo mínimo de un mes para realizar el informe, contados a partir del momento en que le entregan las cuentas firmadas por los administradores. Art. 270 LSC.

4.- APROBACION DE CUENTAS

Las cuentas anuales se aprobarán por la junta general en convocatoria ordinaria dentro de los 6 meses desde el cierre de ejercicio. Art.272 y 164 LSC.

En el momento de la aprobación de la junta, los socios ya cuentan con el derecho expreso de obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos contables objeto de aprobación. El día de la celebración se decide por mayoría si se aprueban o no las cuentas anuales. Si las rechazan, éstas se devuelven a los administradores para que las modifiquen y las vuelvan a presentar.

4.  APLICACIÓN RESULTADOS DEL EJERCICIO

La junta general resolverá sobre la aplicación del resultado del ejercicio de acuerdo con el balance aprobado. Esto se trata de una operación que se produce al finalizar el ejercicio económico con objeto de saldar dicho resultado.

Si resulta en beneficios porque el patrimonio neto es superior al capital social, estos se pueden repartir en forma de dividendos a los socios o incluirse en reservas de libre disposición.

Si por el contrario hay pérdidas de ejercicios anteriores porque el patrimonio es inferior al capital social, se destina a compensar estas pérdidas. Art. 273 LSC.

Reserva Legal

Cuando hay beneficios, una cifra igual al diez por ciento del beneficio del ejercicio se destinará a la reserva legal hasta que este alcance, al menos, el veinte por ciento del capital social. Mientras no supere el límite indicado, solo podrá destinarse a la compensación de pérdidas en el caso de que no existan otras reservas disponibles suficientes para este fin. Art. 274 LSC. Estas reservas serían las voluntarias o de libre disposición, destinadas a incrementar el patrimonio neto de la empresa.

• Reserva de dividendos

Por otro lado, los beneficios se pueden distribuir en forma de dividendos entre los socios. En la S.L, salvo disposición contraria de los estatutos, la distribución de dividendos a los socios se realizará en proporción a su participación en el capital social.

En la S.A la distribución de dividendos a las acciones ordinarias se realizará en proporción al capital que hubieran desembolsado. El momento y forma de pago lo decide la junta, pero si algún socio tiene dividendo preferente, éste tendrá prioridad sobre el resto. Art. 275 LSC  

Ejemplo: Una empresa tiene un PN= 100.000.

De ellas 25.000€ se destinan al pago del impuesto de sociedades, 10.000€ a la reserva legal y 40.000€ a compensar pérdidas, por tanto, quedan 25.000€ que se pueden destinar al reparto de dividendos entre socios.

5. DEPÓSITO Y PUBLICIDAD DE LAS CUENTAS ANUALES

• Deposito

Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Art. 279 LSC

Dentro de los quince días siguientes al de la fecha del asiento de presentación, el Registrador calificará bajo su responsabilidad si los documentos presentados son los exigidos por la ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas. Si no apreciare defectos, tendrá por efectuado el depósito, practicando el correspondiente asiento en el libro de depósito de cuentas y en la hoja correspondiente a la sociedad depositante. En caso contrario, procederá conforme a lo establecido respecto de los títulos defectuosos. El Registro Mercantil deberá conservar los documentos depositados durante el plazo de seis años. Art. 280 LSC.

• Publicidad

Cualquier persona podrá obtener información del Registro Mercantil de todos los documentos depositados. Art. 281 LSC.

En el caso de publicación de los documentos depositados en el Registro Mercantil, deberá indicarse si es íntegra o abreviada. Si es integra, debe reproducirse fielmente los documentos presentados. Si es abreviada, se hará referencia a la oficina del Registro Mercantil en que hubieren sido depositados los documentos.

PLAZOS

Una sociedad tiene como fecha de fin de ejercicio el 31 de diciembre:

• Los administradores deben elaborar las cuentas en un plazo máximo de 3 meses, hasta el 31 de marzo. Art. 253 LSC
• Posteriormente, la Junta tiene un plazo de 6 meses para aprobar las cuentas, por tanto, no puede exceder del 30 de junio. Art. 164 LSC
• .Una vez aprobadas las cuentas, solo pueden transcurrir de máximo un mes para que los administradores las depositen en el Registro Mercantil. (30 de junio a 30 de julio). Art. 279 LSC

¿Cuáles son las consecuencias de que una empresa no presente en plazo las Cuentas Anuales, es decir, antes del 30 de julio?

• Imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Cuando la sociedad tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros. Art. 283 LSC.
• El incumplimiento dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista. Art. 282 LSC
• Asunción de responsabilidad por los administradores que podrán verse forzados a asumir las deudas de la sociedad en caso de que ésta se declare insolvente.
• Con vistas hacia afuera, la empresa puede presentar una apariencia de insolvencia, lo cual puede tener efectos negativos de cara a los acreedores, bancos y proveedores.
• Si se enmienda el error antes del inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento. Art. 283.3 LSC
• Las sanciones prescriben a los 3 años. Art. 283.4 LSC

Enlaces videos Youtube:

• https://www.youtube.com/watch?v=5Yo4fj8Wkyo (¿Qué son las Cuentas Anuales?)
• https://www.youtube.com/watch?v=vsY0zPZpjgY (Cuentas Anuales. Economisublime).