1.- CONCEPTO.
2.- LA OBLIGACIÓN DE LA CONTABILIDAD ORDENADA. INTERES PROTEGIDOS, LIBROS Y SUS REQUISITOS Y FORMALIDADES.
I.- Libros y sus requisitos:
a.- Libros obligatorios.
b- libros especiales.
c.-Libros potestativos.
II.- Requisitos y la Obligación de Conservación de los libros.
a.- Garantías internas o intrínsecas en la forma de llevar los libros
b.- El Requisito formal extrínseco
c.- Requisito formal intrínseco.
d.- Obligación de Conservación de los libros.
3. VALOR JURÍDICO Y EFICACIA PROBATORIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.
4. COMUNICACIÓN Y EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS.
5. CONTABILIDAD MATERIAL: CUENTAS ANUALES.
6. AUDITORÍA DE CUENTAS.
7- PUBLICIDAD REGISTRAL.
8.-RESUMEN FINAL DEL TEMA.
- CONCEPTO DE CONTABILIDAD MERCANTIL
La especialidad jurídica es económica también, es por ello que la obligación más importante que impone la ley al comerciante es la que se refiere a la contabilidad, siendo necesaria para lograr el correcto funcionamiento de la empresa y para conseguir transparencia económica.
2.- LA OBLIGACION DE LA CONTABILIDAD ORDENADA. INTERES PROTEGIDOS, LIBROS Y SUS REQUISITOS Y FORMALIDADES
Existe un triple interés protegido:
a.-El interés del comerciante, a fin de que pueda conocer en todo momento la situación de sus negocios.
b.-El interés de las personas que se relacionan con el comerciante concediéndole crédito, generalmente sin más garantía que la de una administración ordenada y en caso necesario visible para todos a través de una contabilidad cuidadosa.
c.-El interés del Estado y de los entes públicos, a fin de que puedan conocer en cualquier momento la verdadera situación económica de las empresas mercantiles. Fines, concesión de subvenciones, contratos con la administración, concursos de acreedores…
La contabilidad formal es la obligación del comerciante y estudia qué libros se han de llevar, cómo han de ser llevados y el valor que tienen sus asientos a efectos de prueba. Los libros obligatorios y los libros adicionales o especiales.
I.- Libros y sus requisitos:
a.- Libros obligatorios
El artículo 25 del Código de Comercio empieza por establecer un principio general en materia de contabilidad “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.” le impone, sin embargo, unos principios que garanticen que cumpla los fines de exactitud y veracidad.
Este artículo establece como principio general, que el empresario «llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y cuentas anuales y otro diario». Así pues, dos son los libros obligatorios para todo empresario
• El libro de inventarios y cuentas anuales que se abre con el balance inicial detallado de la Empresa y, en el que se transcriben con sumas y saldos, al menos trimestralmente, los balances de comprobación (art. 28.1 del Código de Comercio).
• El libro diario, que registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Es válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate (art. 28.2 del Código de Comercio).
1.- Video explicativo libro diario y libro mayor (no obligatorio)
2.- Otro video explicativo libro diario y libro mayor (no obligarotorio).
b-libros especiales, Libros obligatorios para algunos empresarios.
Entre ellos destaca el libro de actas, cuya llevanza se impone a las sociedades mercantiles en el artículo 26 del Código de Comercio al establecer que estas llevarán también un libro o libros de actas en los que constará, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
Como elaborar un acta ( pincha aquí)
Cualquier socio o persona que lo represente puede obtener certificación de los acuerdos y de las actas de las Juntas Generales. Los administradores deben presentar en el Registro Mercantil testimonio notarial de los acuerdos inscribibles.
Video explicativo video actas.
Video explicativo de las partes de un acta
c.- Libros potestativos Los empresarios podrán llevar voluntariamente aquellos libros y registros que estimen convenientes, según el sistema de contabilidad que adopten. Tal posibilidad se deduce, a sensu contrario, de los artículos 25 y 27 del Código de Comercio.
*El propio código y numerosas leyes especiales establecen además otros libros, que han de llevar necesariamente determinados empresarios, como pueden ser el libro registro de acciones de las sociedades anónimas, libros de los empresarios de seguros y banca, de comisionistas de transporte, de agentes y comisionistas de aduanas, de sociedades y agencias del mercado de valores, etc.
La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, en su artículo 18 determina que todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizaran telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el registrador.
El registrador habrá de comprobar el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.
• La legalización de los libros debe ser telemática. Solo es posible ya la formación de libros en formato electrónico.
II.- Requisitos y la Obligación de Conservación de los libros:
a.- Garantías internas o intrínsecas en la forma de llevar los libros:
Por lo que se refiere a la forma de llevar los libros, conservarles y toda la documentación adicional, se imponen una serie de requisitos que intentan salvaguardar la veracidad de los mismos:
Los Requisitos personales, se refieren a quien corresponde la llevanza de la contabilidad.
En este sentido el artículo 25.2 del Código de Comercio determina que la contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos. Se presumirá la autorización salvo prueba en contrario.
Los empresarios pueden confiar a empresas o profesionales independientes la llevanza de su contabilidad, en cualquier caso, la responsabilidad recaerá sobre el empresario, cuando este sea persona física, y sobre los administradores, cuando se trate de sociedades mercantiles.
*Las consecuencias de su incumplimiento van desde la posibilidad de imputar un delito de falsedad en documento privado a sanciones de culpabilidad en el concurso de acreedores.
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b- El Requisito formal extrínseco, Consiste en la legalización de los libros, requisito al que se refiere el apartado 1 del artículo 27 del Código de Comercio al decir que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro, y en todas las hojas de cada libro el sello del registro.
En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el registro de origen.
Junto a esta legalización a priori, el Código de Comercio ha previsto una a posteriori, al establecer que será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para su legalización antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio, salvo en el caso del libro de inventarios y cuentas anuales, en el que la legalización habrá de hacerse al mes siguiente a cada una de las transcripciones que se ordenan en el Código de Comercio (art. 27.2).
c .- Requisito formal intrínseco.
Con el fin de que la contabilidad cumpla con su verdadera función, que no es otra que reflejar la situación patrimonial del empresario, el artículo 29 dispone que todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras, ni raspaduras.
Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación. Las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en euros.
d.- Obligación de Conservación de los libros.
A la obligación de los empresarios de conservar sus libros, se refiere el artículo 30 del Código de Comercio al establecer que los empresarios conservarán todos los documentos relativos a su negocio (libros, correspondencia, documentación y justificantes) durante seis años, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales, sin que queden eximidos de este deber ni por el cese en el ejercicio de sus actividades, ni por su fallecimiento.
En este último supuesto, la obligación recaerá en los herederos del empresario. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a conservar los documentos.
3. VALOR JURÍDICO Y EFICACIA PROBATORIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD MERCANTIL
Así, el artículo 31 del Código de Comercio establece: “El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del Derecho.”
Por su parte, el artículo 327 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, establece que de manera motivada y con carácter excepcional, el tribunal podrá reclamar que se presenten ante él los libros o su soporte informático, siempre que se especifiquen los asientos que deben ser examinados.
Ambos preceptos son muy genéricos por lo que habría que acudir a los criterios aplicados por la jurisprudencia para conocer el alcance de la contabilidad.
En algunas ocasiones, por ejemplo, cuando se trata de acreditar saldos, los libros de contabilidad son muy importantes.
No es frecuente, sin embargo, que la ejecución de un contrato se base en los libros de contabilidad de un empresario, pero si así sucede, su fuerza probatoria dependerá de cómo venga redactado el asiento o de cómo se lleven los libros, es decir, si ambos contratantes son empresarios y si ambos llevan los libros con arreglo a lo dispuesto en el Código de Comercio.
No obstante, los libros de contabilidad constituyen un medio de prueba muy útil en bastantes ocasiones, sobre todo cuando se trata de comprobar la existencia de irregularidades en la marcha de una empresa, en los procesos concursales o a la hora de probar el volumen de operaciones de la empresa (reclamaciones de daños y lucro cesante).
4. COMUNICACIÓN Y EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS
Un tema de gran importancia es el planteado en los artículos 32 y 33 del Código de Comercio. El artículo 32, apartado 1 proclama el principio general del secreto de la contabilidad al decir que la contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que se derive de lo dispuesto en las leyes.
No obstante, los empresarios actúan en un medio socioeconómico en el que es preciso la transparencia de las operaciones financieras y económicas. Es por ello por lo que el Código de Comercio establece dos excepciones a esta regla general, al regular la comunicación o reconocimiento general de los libros y la exhibición parcial de los mismos.
La comunicación o reconocimiento general de los libros, correspondencia y demás documentos de los empresarios, sólo podrá decretarse, de oficio o a instancia de parte en los siguientes casos:
•Sucesión universal.
•Concurso de acreedores.
•Al producirse la liquidación de sociedades o entidades mercantiles.
•Cuando se aprueba un expediente de regulación de empleo.
•Cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.
En todo caso, podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos de los empresarios a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición. El reconocimiento se contraerá exclusivamente a los puntos que tengan relación con la cuestión de que se trate.
Según el artículo 33 del Código de Comercio, el reconocimiento, ya sea general o particular, se hará en el establecimiento del empresario, en su presencia o en la de la persona que comisione, debiendo adoptarse las medidas oportunas para la debida conservación y custodia de los libros y documentos.
En cualquier caso, la persona a cuya solicitud se decrete el reconocimiento podrá servirse de auxiliares técnicos en la forma y número que el Juez considere necesario.
*Los tribunales, de forma motivada, y con carácter excepcional, pueden reclamar que se presenten los libros de contabilidad o su soporte informático, siempre que se indiquen los asientos que han de examinarse. Si el empresario se niega injustificadamente, el Tribunal puede obligarle a hacerlo cuando lo aconsejen las características del proceso, de las restantes pruebas aportadas, del contenido de las pretensiones formuladas por la parte solicitante y de lo alegado para fundamentarlas.
5. CONTABILIDAD MATERIAL: CUENTAS ANUALES
La contabilidad material es aquel aspecto de la contabilidad que determina las reglas ordenadoras del modo en que, a través de los libros, ha de ser establecido el resultado económico próspero o adverso de la empresa.
En otras palabras, este aspecto de la contabilidad mira a la ordenación jurídica de las cuentas del balance empresarial.
Establece el artículo 34 y 35 del Código de Comercio que al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa que comprenderán:
• El balance.
Es un documento básico para todos los empresarios y en el que figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El activo comprenderá con la debida separación el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente.
El activo circulante o corriente comprenderá los elementos del patrimonio que se espera vender, consumir o realizar en el transcurso del ciclo normal de explotación, así como, con carácter general, aquellas partidas cuyo vencimiento, enajenación o realización, se espera que se produzca en un plazo máximo de un año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Los demás elementos del activo deben clasificarse como fijos o no corrientes. En el pasivo se diferenciarán con la debida separación el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente.
El pasivo circulante o corriente comprenderá, con carácter general, las obligaciones cuyo vencimiento o extinción se espera que se produzca durante el ciclo normal de explotación, o no exceda el plazo máximo de un año contado a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Los demás elementos del pasivo deben clasificarse como no corrientes.
Figurarán de forma separada las provisiones u obligaciones en las que exista incertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento.
En el patrimonio neto se diferenciarán, al menos, los fondos propios de las restantes partidas que lo integran.
• La cuenta de pérdidas y ganancias.
Recoge el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo y distinguiendo los resultados de explotación de los que no lo sean.
Figurarán de forma separada, al menos, el importe de la cifra de negocios, los consumos de existencias, los gastos de personal, las dotaciones a la amortización, las correcciones valorativas, las variaciones de valor derivadas de la aplicación del criterio del valor razonable, los ingresos y gastos financieros, las pérdidas y ganancias originadas en la enajenación de activos fijos y el gasto por impuesto sobre beneficios.
La cifra de negocios comprenderá los importes de la venta de los productos y de la prestación de servicios u otros ingresos correspondientes a las actividades ordinarias de la empresa, deducidas las bonificaciones y demás reducciones sobre las ventas así como el Impuesto sobre el Valor Añadido y otros impuestos directamente relacionados con la mencionada cifra de negocios, que deban ser objeto de repercusión.
• Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio.
Tendrá dos partes:
La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto
La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. También se informará de los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores.
•Un estado de flujos de efectivo, que no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal. Pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.
• La memoria. Completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.
Todos estos documentos forman una unidad.
Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales.
Por lo tanto, en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no solo a su forma jurídica.
Las cuentas anuales deberán ser formuladas expresando los valores en euros.
En casos excepcionales, si la aplicación de una disposición legal en materia de contabilidad fuera incompatible con la imagen fiel que deben proporcionar las cuentas anuales, tal disposición no será aplicable.
Las cuentas anuales deberán ser firmadas, según el artículo 37 del Código de Comercio
•Por el propio empresario, si se trata de persona física.
• Por todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales.
•Por todos los administradores de las sociedades.
El incumplimiento de estos preceptos en materia de cuentas anuales podrá dar lugar a responsabilidad personal de los administradores tanto en reclamaciones de acreedores, en el ámbito tributario, en incluso también penal.
Los principios de valoración que deben inspirar la redacción de las cuentas anuales.
Después de una declaración general en la que afirma que el registro y la valoración de los elementos integrantes de las distintas partidas que figuren en las cuentas anuales deberán realizarse conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados, recoge en particular las siguientes reglas o principios:
• Salvo prueba en contrario, se presumirá que la empresa continúa en funcionamiento.
•No se variarán los criterios de valoración de un ejercicio a otro.
• Se seguirá el principio de prudencia valorativa.
• Se imputará al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.
• No podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo ni las de gastos e ingresos (salvo las excepciones previstas reglamentariamente), y se valorarán separadamente los elementos integrantes de las cuentas anuales.
• Los activos se contabilizarán por el precio de adquisición o por el coste de producción, y los pasivos por el valor de la contrapartida recibida a cambio de incluir en la deuda, más los intereses devengados pendientes de pago; las provisiones se contabilizarán por el valor actual de la mejor estimación del importe necesario para hacer frente a la obligación, en la fecha de cierre del balance.
•Las operaciones se contabilizarán cuando, cumpliéndose las circunstancias descritas en el artículo 36 del Código de Comercio para cada uno de los elementos incluidos en las cuentas anuales, su valoración pueda ser efectuada con un adecuado grado de fiabilidad.
•Los elementos integrantes de las cuentas anuales se valorarán en la moneda de su entorno económico, sin perjuicio de su presentación en euros.
Se admitirá la no aplicación estricta de algunos principios contables cuando la importancia relativa de la variación que tal hecho produzca sea escasamente significativa y, en consecuencia, no altere la expresión de la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
6. AUDITORÍA DE CUENTAS
La auditoría de cuentas es una actividad esencial para asegurar una mayor fiabilidad de la información económico-contable, que se considera fundamental para conseguir la transparencia económica que es consustancial con la economía de mercado.
Es también un servicio importante que se presta al empresario auditado para hacerle conocer los errores de su propia contabilidad que le dificultan un diagnóstico correcto sobre su empresa.
7- PUBLICIDAD REGISTRAL
La actividad que realizan los empresarios mercantiles, los numerosos negocios jurídicos con los que los terceros usan y disponen de créditos se basan en una apariencia y una confianza patrimonial.
A veces la situación real la hacen desvanecer o robustecer, se pueden servir de apoderados representantes que actúan en su nombre, utilizan nombres comerciales o nominaciones que son falsas.
Es por ello que se exige la creación de los adecuados medios de publicidad que permitan conocer con facilidad y seguridad todas las situaciones y circunstancias a quienes se relacionan los empresarios.
8.- RESUMEN FINAL DEL TEMA
• La contabilidad es necesaria para lograr el correcto funcionamiento de la empresa y para conseguir transparencia económica.
•La contabilidad formal se fija en la contabilidad como obligación del empresario y estudia qué libros se han de llevar, cómo han de ser llevados y su valor.
•La contabilidad material determina las reglas ordenadoras del modo en que, a través de los libros, ha de ser establecido el resultado económico, próspero o adverso, de cada ejercicio.
• Todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de la empresa, que le permita un seguimiento cronológico de las operaciones, así como la elaboración de balances e inventarios.
•Todo empresario llevará necesariamente un libro de inventarios y cuentas anuales y otro diario.
• Los empresarios pueden llevar voluntariamente aquellos libros y registros que estimen convenientes, según el sistema de contabilidad que adopten.
• La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos.
• Los libros y documentos contables deben ser llevados por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras, ni raspaduras.
• Los empresarios deben conservar todos los documentos relativos a su negocio durante seis años, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
•El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del Derecho.
• La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que se derive de lo dispuesto en las leyes.
• Las cuentas anuales comprenden: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, estado que refleje los cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y la memoria.
• Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
• El balance es un documento básico para todos los empresarios en el que figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
• La cuenta de pérdidas y ganancias recoge el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotación de los que no lo sean.
• El estado que muestre los cambios en el patrimonio neto tiene dos partes. La primera refleja exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio y la segunda contiene todos los movimientos habidos en el patrimonio neto.
• El estado de flujos de efectivo pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa.
• La memoria completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.
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